ITが苦手な事務職でもできるAI仕事術｜最初に効く3タスク（議事録/メール/社内周知）

　

残業でヘトヘトなのに、議事録・メール・社内周知が次々に降ってくる。

　

「文章タスクが終わらない…」——事務職のしんどさって、ここに集約されます。

　

生成AIが便利なのは分かる。でも、ITが得意じゃないほど怖い。

　

何を入れたらアウト？情報漏洩しない？間違って断定しない？社内ルールに触れない？——不安が先に立つのは当然です。

　　

だからこの記事は、事務職の生成AI活用を「議事録／メール／社内周知」の3タスクに固定。

　

さらに、10分で回る共通手順（入力→型出力→チェック）に落として、迷う時間を消します。

　

私も最初は、原文を貼りそうになったり、数字をそのまま出したり、社内向けなのに言い回しが浮いたりして、怖くなって止まりました。

　

でも「安全運用の型」を先に決めたら、文章タスクが“終わる仕事”に変わったんです。

　

ポイントは派手なプロンプトではなく、入れないものを固定すること。

　

• 匿名化：固有名詞は入れない（会社名・顧客名・氏名）
• 数値丸め：細かい数字は範囲にする（3,245円→約3,000円）
• 要点化：原文は貼らず「背景2行＋要点3つ」だけ渡す

　

この記事では、3タスク別のテンプレ／コピペ用プロンプト／迷ったら止まれるチェックリストをまとめて渡します。

　

まずは1回だけ、どれか1つ（議事録・メール・周知）をこの型で回してみてください。

　

怖いから止まる、を一緒に終わらせましょう。

　

　

事務職の生成AIは「3タスク」からでいい（最短で効く理由）

　

　

最初に決める“安心の線引き”（社内ルール／入力NG／利用範囲）

　

生成AIを仕事で使うとき、いちばん怖いのは「便利さ」よりも、うっかりの一回です。

　

ITが苦手だと、どこまでがOKなのか分からなくて手が止まりますよね。

　

でも実は、最初に“線引き”さえ決めてしまえば、事務職の生成AI活用は一気にラクになります。

　

なぜなら、生成AIは「上手く使う」より先に、入れないものを固定するだけで安全度が跳ね上がるからです。

　

　

この線引きがあると、生成AIは怖いものではなく、文章タスクを支える“安心の道具”になります。

　

今日の整えアクション：

1. 入力NGをメモに固定する（個人情報／顧客・会社の特定情報／原文そのまま）
2. 原文は貼らず、匿名化した要点箇条書きで1回だけ下書きを作ってみる

　

※「何を入れたらアウト？」が不安な人は、先にこちらをご覧ください。

👉 【保存版】会社でAIを安全に使うための入力NGリスト｜匿名化テンプレ付き

　

10分で回る「共通手順」3ステップ（どのタスクも同じ）

　

　

生成AIを仕事で使うとき、いちばん失敗しやすいのは「毎回やり方が違う」ことです。

　

議事録・メール・社内周知…とタスクが変わるたびに手順を考えると、結局いつも通り時間が溶けます。

　

だから最初に、どのタスクにも共通する“10分の型”を1つだけ固定しましょう。

　

大事なのは、生成AIの上手さではなく、同じ手順で回せることです。

　

　

この型にすると、迷う時間が消えて、事務職の文章タスクが「短時間で終わる仕事」に変わります。

　

ステップ1：匿名化した要点箇条書きを作る（1〜2分）

　

入力の時点で8割決まります。
原文を貼らず、固有名詞を外して、要点だけを箇条書きにしましょう。

　

おすすめは、この4点セットです。

　

　

ここまでできれば、AIに渡す情報は十分です。

　

ステップ2：AIに「決まった形式」で出させる（3〜4分）

　

ここで大切なのは、毎回“お願いの仕方”を変えないこと。
AIは自由に書かせるほど、読みづらくなったり、言い回しがズレたりします。

　

なので、出力は最初から型を指定します。ここは「説明」ではなく、そのまま貼れる1行を用意しておくと迷いません。

　

　

「この順番で」「箇条書き中心で」「丁寧語で」など、形式を固定するほど安定します。

　

ステップ3：目視チェック（4点）して出す（2〜3分）

　

最後に、事故を防ぐのは“4点チェック”だけです。
ここを通すだけで、安心して運用できます。

　

• 固有名詞が残ってない？（人名・社名・取引先名・案件名）
• 数字が具体すぎない？（端数・金額・件数は丸める）
• 外に出してOK？（社外送信・添付・転記がない？）
• 事実がズレてない？（日付・担当・数字・ルール）

　

この確認をしたら、はじめて「送る／共有する」に進みます。

　

次の文章タスクで、要点箇条書き→型出力→4点チェックを“1回だけ”回して、10分で終わる感覚を掴みましょう。

　

ITが苦手な人ほど“プロンプトより入力”が9割

　

　

生成AIって「うまい指示文（プロンプト）が書けないと使えない」と思われがちです。

　

でも、ITが苦手な人ほど詰まるのは“指示の文章”ではなく、何をどう渡すか（入力）のほうなんですよね。

　

なぜなら、指示文を凝るより、入力を整えたほうが再現性が出て、初心者でも失敗が減るからです。

　

　

入力が整うと、AIは「それっぽい文章」ではなく、あなたの業務に合う形で返しやすくなります。

　

逆に、入力がふわっとしていると、どれだけ丁寧に頼んでも出力がブレて「結局直すのが大変…」になりやすいです。

　

次の文章タスクは“プロンプトを盛る”前に、目的＋要点箇条書き＋条件の3点だけ整えて投げてみましょう。

　

タスク① 議事録｜「決定事項／ToDo／確認事項」だけ残す型

　

　

入力テンプレ（コピペ）｜会議メモを“匿名化箇条書き”にする

　

　

会議メモをAIに投げるとき、いちばん危ないのは「そのままコピペしてしまう」ことです。

　

忙しいほど手が滑るし、ITが苦手だと“どこを消せば安全か”が分からなくて余計に不安になりますよね。

　

だからここは、悩まずに済むように 匿名化の入力テンプレ を先に固定しておきます。

　

なぜこれが効くかというと、AIは文章の上手さより 材料（入力）の形 で精度が決まるからです。

　

　

この型で入力できれば、議事録要約でも周知文でも、出力が安定して「直す時間」が減ります。

　

コピペ用：匿名化箇条書きテンプレ（会議メモ）

　

下の【】だけ埋めて、そのままAIに貼ってOKです。

　

【目的】

• 会議メモを「決定事項／次アクション」が分かる形に要約したい

【会議の種類】

• 【例：業務改善／定例ミーティング／プロジェクト進捗】

【背景（1〜2行）】

• 【例：処理の遅れが増えており、手順の見直しを検討中】

　

【要点（事実のみ：3〜7個）】

　

• 課題：【例：申請フローが複雑で差し戻しが多い】
• 現状：【例：対応に約◯日かかっている（※2.8日→約3日、3,245円→約3,000円）】
• 決定：【例：入力項目を減らしてテンプレ化する】
• 未決：【例：運用開始日と周知方法は次回確定】
• 次アクション：
  • 担当：【役割名】／内容：【作業】／期限：【◯/◯まで】
  • 担当：【役割名】／内容：【作業】／期限：【来週まで】
• 確認事項：【例：社内ルール上の承認フローは必要か】

　

【条件（出力の希望）】

　

　

迷ったときの匿名化チェック（秒で確認）

　

　

次の会議メモは、原文を貼らずにこのテンプレへ“要点だけ移す”ところから始めてみましょう。

　

【コピペOK】議事録要約プロンプト（決定事項／ToDo／確認事項）

　

議事録って、会議中はメモできても「あとで整える」が一番しんどいですよね。

　

しかも急いでまとめようとすると、AIがそれっぽく断定したり、肝心のToDoが抜けたりして不安になります。

　

だからここは、迷わず回せるように “出力の枠”を固定したプロンプト を用意しておきます。

　

なぜなら、議事録要約は「うまい文章」より 抜け漏れなく整理されていること が価値で、型があるほど再現性が上がるからです。

　

• 出力は3ブロックで固定
• 断定しすぎず事実ベース
• 不明点は「確認事項」へ
• ToDoは担当・期限つき

　

このプロンプトを使えば、会議メモが“共有できる形”にまとまり、後処理の時間が減ります。

　

目的	何を固定する？	コピペで使う形
事故を防ぐ（情報漏洩・断定ミス）	安全ルール	固有名詞NG／数字は丸める／入力にない事実は追加しない／不明点は確認事項へ
抜け漏れを減らす	出力ブロック	1) 決定事項（箇条書き）→ 2) ToDo（担当／内容／期限）→ 3) 確認事項
ToDoを実行可能にする	書き方の統一	担当：【役割名】／内容：【作業】／期限：【◯/◯まで or 来週まで】
読み手に伝わる	文体	社内向け／簡潔／箇条書き中心／1項目は長くしない
入力を迷わせない	入力形式	匿名化した会議メモ（要点箇条書き）を貼るだけ

　

コピペ用：議事録要約プロンプト（安全運用前提）

　

以下をそのまま貼って、上で作った「匿名化箇条書き」を一緒に渡してください。

　

【あなたは社内の事務担当アシスタントです】 入力された「匿名化した会議メモ（要点箇条書き）」を、社内共有用の議事録サマリーに整えてください。

【重要なルール】

• 固有名詞（人名・社名・取引先名・案件名）は出さない。役割名で表現する（例：担当者／上長／関連部署）。
• 数字は丸める（例：2.8日→約3日、3,245円→約3,000円）。
• 入力にない事実は追加しない。推測で断定しない。
• 不明点・判断が必要な点は「確認事項」に必ず回す。

【出力形式（この順番・この見出しで固定）】

1. 決定事項（箇条書き）
2. ToDo（担当／内容／期限）
3. 確認事項（未確定・判断待ち・不明点）

【ToDoの書き方（固定）】

• 担当：【役割名】／内容：【作業】／期限：【◯/◯まで or 来週まで】

【文体】

• 社内向け、簡潔、箇条書き中心。1項目は長くしすぎない。

【入力】 （ここに匿名化箇条書きを貼る）

　

次の会議メモで「匿名化箇条書き＋このプロンプト」を1回だけ回して、議事録が10分で整う感覚を掴みましょう。

　

完成チェック（5点）｜抜け漏れと誤解を防ぐ

　

　

AIで議事録を整えたあと、最後に“1分チェック”を挟むだけで安心感が一気に上がります。

　

特に事務職の文章タスクは、抜け漏れや言い切りがあると「誤解」につながりやすいですよね。

　

だから仕上げは、迷わず確認できる 5点チェック に固定しましょう。

　

なぜこれが大切かというと、AIの出力は便利でも「そのまま出す」と事故が起きやすく、最後は人の確認で品質が決まるからです。

　

　

この5点を通すと、議事録は“社内で回る文”になり、読み手の不安も減ります。

　

とくに「担当・期限がないToDo」や「根拠のない断定」は、後からトラブルになりやすいので要注意です。

　

今日の整えアクション： 出力を送る前に、この5点だけ指差し確認して「未確定は未確定」と書き換えてから出しましょう。

　

タスク② メール｜「依頼／お礼／確認」が速くなる“短く丁寧”テンプレ

　

　

事務職のメールは“3種類”だけ先に作る（依頼／お礼／確認）

　

　

事務職のメールって、毎回「同じような内容」なのに、なぜか時間が吸われます。

　

文面を丁寧にしようとするほど迷って、結局“それっぽい”文章を何度も書き直す…あるあるですよね。

　

だから最初は、メール作成AIを上手く使う前に、3種類だけテンプレを固定して時間を削りましょう。

　

なぜこれが効くかというと、事務メールの多くは「型」が決まっていて、テンプレがあるだけで迷いが消えるからです。

　

生成AIは、ゼロから作らせるより型に沿って整えるほうが安定します。

　

• 依頼：何を・いつまでに
• お礼：何に感謝したか
• 確認：何を確認したいか

　

この3種を先に固めると、メールは“考える仕事”から“埋める作業”になって、10分運用に乗せやすくなります。

　

【コピペ枠】メール3種テンプレ（そのまま埋めるだけ）

　

　

　

　

生成AIに渡すときの入力（最小）

　

テンプレをAIで整える場合は、原文を貼らずに「要点」だけ渡せばOKです。

　

• 種類：依頼／お礼／確認
• 宛先：社内（役割名）／社外（役割名）
• 用件：何を伝える？（箇条書き）
• 期限：いつまで？（数字は丸める）
• トーン：丁寧／簡潔／急ぎ

　

次に送るメールを1通だけ「依頼／お礼／確認」のどれかに分類して、テンプレに当てはめて送ってみましょう。

　

【コピペOK】メール作成プロンプト（目的・相手・期限・トーン指定）

　

　

メールをAIに任せるときに迷うのは、「どう頼めばいいか」よりも、出力が長すぎたり、件名が弱かったり、社内向けなのに“外向きの言い切り”が混ざることです。

　

だからこの章では、目的・相手・期限・トーンを入れるだけで、3案＋件名＋短縮版まで一発で出るプロンプトを固定します。

　

なぜこれが効くかというと、メール作成AIは“自由作文”にするとブレやすく、制約（目的／相手／期限／トーン）を先に渡すほど再現性が上がるからです。

　

　

このプロンプトがあると、迷いが減って「叩き台→最終確認」までが10分運用に乗ります。

　

コピペ用：メール作成プロンプト（安全運用前提）

　

下の【入力】だけ埋めて、そのまま貼ってください。

　

　

よくある修正指示テンプレ（短く／丁寧すぎない／曖昧を消す）

　

　

AIにメールを作らせたあと、「ここを直して」と言うのが意外と面倒です。

　

言い方を迷うと、修正の往復が増えて、時短のはずが逆に疲れますよね。

　

だから修正指示も“型”を持っておくと、短時間で狙いの文面に寄せられます。

　

大事なのは、プロンプトを長くすることではなく、直したいポイントを短文で指定することです。

　

　

このテンプレをそのまま追記するだけで、修正が安定して「最終稿までが早い」状態になります。

　

　

ひとこと指定（超短文で効く）

狙い	ひとこと指定（コピペ）
文章を短くする	「短め案（C）ベースで」
社内向けに寄せる	「社内向け、要件だけ」
読みやすく整理する	「箇条書き中心で」
期限を目立たせる	「期限を先頭に」
確認の往復を減らす	「確認はYes/No化」
言い切りを避ける	「言い切りを弱めて」

　

今日の“時短スイッチ”（どれか1つでOK）

　

修正指示は“丁寧に書く”より、“迷いを消す指定”がいちばん効きます。

　

タスク③ 社内周知｜「結論→影響→対応→問い合わせ先」で一発で伝わる型

　

　

社内周知テンプレ（コピペ）｜結論→影響→対応→問い合わせ先

　

　

社内周知は、内容そのものより「伝わり方」で差が出ます。

　

情報が散らばると、質問が増えて往復が発生し、結局あなたの手が止まりますよね。

　

だから周知文は、毎回ゼロから考えるのではなく、結論→影響→対応→問い合わせ先の順番に固定して、短時間で“誤解の少ない文”にしていきましょう。

　

なぜこの順番が大切かというと、読み手が知りたいのは「自分に関係ある？」「何をすればいい？」の2点で、先に結論と影響が見えるほど迷いが消えるからです。

　

　

この型で書くと、周知は“読むだけで動ける文”になり、確認の往復が減ります。

　

　

AIに渡す入力（最小）

社内周知をAIで整える場合は、原文を貼らずに「要点」だけ渡すと安全で安定します。

　

　

次の周知は、まず「結論（1行）」だけ先に書いてから、影響→対応→問い合わせ先をテンプレに沿って埋めてみましょう。

　

【コピペOK】周知文生成プロンプト（通常/重要/至急の3トーン）

　

　

社内周知は、内容が同じでも「温度（トーン）」で受け取られ方が変わります。

　

通常の連絡なのに強すぎると角が立つし、逆に重要なのに弱いと見落とされますよね。

　

だからここは、通常／重要／至急の3トーンを最初から出させて、状況に合わせて選べる形に固定します。

　

なぜこれが効くかというと、周知文は“文章力”より「結論→影響→対応→問い合わせ先」の構造と、読み手の緊急度に合うトーンが揃うほど誤解が減るからです。

　

　

このプロンプトがあると、周知文が「迷わず出せる」作業になって、問い合わせの往復も減ります。

　

　

今日の“迷わない一手”（どれか1つでOK）

• まず「結論（1行）」だけ先に書いてからAIに渡す
• 重要／至急は、締切と影響（誰に何が起きる）を先に入れる
• 至急は“短いほど強い”ので、箇条書き3点までに絞る

　

周知は「丁寧さ」より「迷わせない順番」がいちばん効きます。

　

議事録→社内周知に変換する“橋渡し”手順（看板の差別化ポイント）

　

　

議事録を作ったのに、別途「社内周知」も書く——ここで二度手間になって、文章タスクが終わらなくなりがちです。

　

しかも周知は“言い方”ひとつで誤解が生まれるので、慎重な人ほど手が止まりますよね。

　

だからこの記事の看板はここです。議事録を“周知の材料”に変換する橋渡し手順を固定して、同じ情報を「伝わる形」へ最短で移します。

　

なぜこれが重要かというと、周知に必要なのは議事録の全部ではなく、読み手が動ける情報（結論・影響・対応・問い合わせ）だけだからです。

　

　

この4つを通すと、議事録は“保管用”から“周知用”に変わり、周知文が迷わず10分で出せます。

　

橋渡し3ステップ（10分で回る）

　

ステップ1：周知に必要な4つだけ抜き出す（1〜2分）

　

議事録から「周知に必要な要素」だけを拾います。拾う場所は決まっていて、迷いません。

　

• 結論：決定事項の要約（何が変わる／いつから）
• 影響：対象と影響内容（誰に／どこに／何が）
• 対応：ToDoを手順に並べ替え（やること／締切）
• 問い合わせ：窓口（役割名）と連絡手段

　

ステップ2：議事録の言葉を「周知の言葉」に翻訳する（3〜4分）

　

周知は“会議の話し言葉”のままだと伝わりません。ここはルールで置き換えます。

　

• 決定事項 → 【結論】◯◯を開始／変更します（開始：◯/◯）
• ToDo（担当・期限） → 【対応】手順（1）〜（2）＋締切
• 確認事項（未確定） → 【影響】に注意書き／【対応】に「未確定」を明記

※「未確定」は消さないで残すのが安全です（断定事故を防ぐ）。

　

ステップ3：周知テンプレに流し込んで、トーンだけ選ぶ（2〜3分）

　

最後はあなたが用意した型に入れるだけ。

　

• 本文構造：結論→影響→対応→問い合わせ先
• トーン：通常／重要／至急（必要なものを選ぶ）

　

事故らないための“橋渡しチェック”（3点）

　

今日の“迷わない一手”（どれか1つでOK）

• まず議事録の「決定事項」から1行だけ抜き出して、周知の【結論】に置く
• ToDoを2つだけ拾って、周知の【対応】の手順に並べる
• 未確定があるときは、【補足】に「未確定」を1行だけ残す

　

周知は“文章を作る”より、“議事録から必要な情報だけ移す”ほうが速くて安全です。

　

社内ルールが厳しくても使える｜匿名化・数値丸めの“安全運用”テンプレ

　

　

入力NG（迷ったら入れない）チェック

　

　

生成AIを仕事で使うとき、いちばんの事故ポイントは「悪意」ではなく“うっかり”です。

　

特に忙しい事務職は、コピペの勢いで混ざりやすい。

　

だからこそ、迷った瞬間に止まれるように、入力NGはチェック表で固定しておきましょう。

　

なぜこれが重要かというと、「入れていいか」を毎回考えるほど判断がブレて、結果的にリスクもストレスも増えるからです。ルールは少ないほど守れます。

　

　

このチェックを通すだけで、AIは怖いものではなく“安全に時短できる道具”になります。

　

入力NGチェック（迷ったら入れない）

迷いやすい入力	NGの理由	代わりに入れるなら
氏名・住所・電話・メール・社員番号	個人情報	「担当者」「関係者」など役割名にする
顧客名・取引先名・会社名・案件名	特定情報	「取引先」「顧客」「A社」など一般化
契約条件・見積・請求・単価・利益など詳細	機密になりやすい	範囲で表現（例：数万円台／約◯%）
メール原文・議事録原文・社内資料のコピペ	原文流出リスク	要点だけを箇条書き（3〜7個）
添付ファイルの内容（そのまま転記）	情報過多・漏洩	「何を知りたいか」だけ抜く
社内ルール・規約の“断定”	誤りが事故に	「〜の認識です／要確認」へ
人事・評価・配置などセンシティブな話	影響が大きい	事実だけ、曖昧なら扱わない
未公開情報（リリース前／障害詳細など）	外部漏れリスク	公開済み範囲に限定

　

迷ったときの置き換え（3秒ルール）

• 固有名詞 → 役割名（例：担当者／上長／関連部署）
• 具体数字 → だいたい（例：2.8日→約3日、3,245円→約3,000円）
• 原文 → 要点箇条書き（目的＋事実3〜7個＋期限）

　

今日の“安心スイッチ”（どれか1つでOK）

• 送る前に「固有名詞／原文／細かい数字」が入ってないかだけ見る
• 迷った情報は丸ごと消して、要点だけに言い換える
• ルールが曖昧なときは、まず「確認事項」として別メモに分ける

　

迷ったら入れない——それだけで、安心して続けられます。

　

置き換え辞書（事務職版）｜A社/担当者/金額/日付/部署

　

　

生成AIを安全に使うコツは、全部を隠そうと頑張ることではなく「迷わず置き換える」ことです。

　

固有名詞や数字が混ざるたびに手が止まると、結局続かなくなりますよね。

　

そこで、事務職で出やすい情報を“辞書化”して、入力の時点でサッと置き換えられるようにします。

　

なぜこれが効くかというと、入力を毎回考えるより、置き換えを固定したほうが再現性が上がって「迷う時間」と「うっかり」を同時に減らせるからです。

　

　

この辞書を持っておけば、原文を貼らなくても要点を安全に渡せて、議事録・メール・周知の全部が速くなります。

　

置き換え辞書（コピペ用）

元の情報（入れがち）	置き換え（基本）	置き換え（より安全）	例
会社名（取引先名）	A社／B社／取引先	取引先／顧客	「A社へ確認」→「取引先へ確認」
人名（担当者名）	担当者／上長／関係者	担当者（営業）／担当者（経理）など役割名	「田中さん」→「担当者（経理）」
メール宛先（部署＋氏名）	◯◯部の担当者	関連部署の担当者	「総務部 田中」→「関連部署の担当者」
案件名／プロジェクト名	申請案件／案件A	業務改善の件／対応案件	「◯◯PJ」→「業務改善の件」
金額（細かい数字）	約◯円／◯千円台	数万円台／数十万円台	「3,245円」→「約3,000円」
利益率・単価など	約◯%／◯割程度	増減あり／傾向のみ	「12.4%」→「約1割」
件数・数量	約◯件／◯十件	多い／少ない／増加傾向	「27件」→「約30件」
日付（特定日）	◯/◯／今週◯曜	今週中／来週中／月末まで	「2/26」→「今週中」
時刻（詳細）	午前／午後／◯時頃	近日中／早めに	「15:10」→「午後」
部署名	関連部署／担当部門	関係部門	「人事部」→「担当部門」
役職名（個人特定に近い）	上長／責任者	決裁者	「部長」→「決裁者」
住所・連絡先	（入れない）	（入れない）	住所/電話/メールは削除
原文（メール/議事録/資料）	要点箇条書き	目的＋事実3〜7個＋期限	原文→要点だけに要約

　

置き換えミニルール（迷わない順）

1. 固有名詞は「A社／担当者／関連部署」に置換
2. 数字は丸める（端数を消す・桁を落とす）
3. 日付は“締切として必要な粒度”だけ残す

　

今日の“安心スイッチ”（どれか1つでOK）

• 次の入力で、会社名と人名を「A社／担当者」に置き換えてからAIに渡す
• 数字が出たら、まず端数を消して「約◯」にする
• 部署名が出たら「関連部署」にして、役割名だけ残す

　

置き換えが決まると、入力が“怖い作業”から“流れ作業”に変わります。

　

つまずき解消Q&A｜ITが苦手でも詰まらないための対処

　

　

出力が長い→短くする指示テンプレ

　

　

AIの出力が長いと、読む側も疲れるし、結局あなたが削ることになります。

　

せっかく時短したいのに、ここで手間が戻るのはもったいないですよね。

　

だから「短くして」を感覚で言うのではなく、削り方まで指定できる短縮テンプレを用意しておきます。

　

なぜこれが効くかというと、AIは「短くして」だけだと“情報を落としすぎる／逆にあまり短くならない”が起きやすく、残す要素と目標文字数を渡すほど再現性が上がるからです。

　

　

この指示テンプレがあると、長文でも迷わず「使える短文」に整います。

　

【コピペOK】短くする指示テンプレ（まずはこれ）

次の文章を30%短くしてください。 残すのは「結論／要点（3つまで）／期限（あれば）／相手の次アクション」だけ。 削るのは前置き・重複・丁寧すぎる表現。 出力は箇条書き中心、1項目は15〜25文字目安。

　

目的別の短縮指示（よく使う3つ）

目的	コピペ指示
とにかく短く	「半分の長さに。結論→要点3つ→期限→依頼の順で。」
社内向けに淡々と	「丁寧すぎる表現を減らして、要件だけに。箇条書き中心で。」
往復を減らす	「相手の次アクションを1文で明確に。期限は本文の前半へ。」

　

　

今日の“時短スイッチ”（どれか1つでOK）

• まず「30%短く」を1回かけてから、必要な一文だけ戻す
• 長いときは「要点3つまで」に制限して、情報の芯を残す
• 迷ったら「結論→要点→期限→依頼」の順に並べ替える

　

短くするのは“削る”より、“残すものを決める”ほうが早いです。

　

内容がズレる→目的と前提を1行追加

　

AIの出力が「なんか違う」になるとき、原因はプロンプトの巧さよりも“前提のズレ”です。

　

こちらの目的が頭の中にあっても、AIには見えないので、別方向に広がってしまうんですよね。

　

だからズレたときは、修正を長文で説明する前に、目的と前提を1行だけ足すのが最短です。

　

なぜこれが効くかというと、AIは「何のために／どこまでが事実か」が分かると、不要な推測や過剰な丁寧さをやめて、狙いの形に寄せやすくなるからです。

　

　

この1行が入るだけで、出力のブレが減って“直す時間”が短くなります。

　

　

よくある“ズレ”別の追記（超短文）

ズレ方	追加する1行（コピペ）
文章が盛られる	「入力にない背景や理由を追加しないで。」
断定が強い	「断定は避けて『〜の認識です／要確認』にして。」
長すぎる	「結論→要点3つ→期限→依頼の順で、30%短く。」
行動が曖昧	「相手の次アクションを1文で明確にして。」

　

今日の“迷わない一手”（どれか1つでOK）

• 出力がズレたら、まず「目的＋前提セット」の1行だけ足して、同じ入力でもう一度出す
• それでもズレるときは、「入力にない事実は足さない」を追加して推測を止める
• 長くなるときは、「結論→要点→期限→依頼」の順番だけ指定する

　

ズレたら“説明を増やす”より、“前提を1行で揃える”ほうが速いです。

　

社内に出せない→匿名化＋丸め＋要点化で作り直す

　

　

AIの出力が「このまま社内に出せない…」と感じるとき、問題は文章の上手さじゃなくて“素材の扱い”です。

　

固有名詞や細かい数字、原文っぽさが残ると、共有が怖くなりますよね。

　

そんなときは、書き直す前にいったん匿名化＋丸め＋要点化の3点セットで作り直すのが最短です。

　

なぜこれが効くかというと、社内共有で必要なのは「特定できる情報」や「原文の再掲」ではなく、読み手が動ける要点と次の行動だからです。

　

　

この3つを通すと、同じ内容でも“出せる文”に変わり、確認の往復も減ります。

　

作り直し3ステップ（迷ったらこの順）

　

　

　

　

　

今日の“安心スイッチ”（どれか1つでOK）

• まず固有名詞だけを「A社／担当者／関連部署」に置き換えてから、同じプロンプトで出し直す
• 数字が気になるときは、端数を消して「約◯」にしてから再生成する
• 原文っぽさが残るときは、目的＋要点3つ＋担当/期限だけに要点化して作り直す

　

出せないときは“書き直す”より、“素材を安全に整え直す”ほうが速くて確実です。

　

チェックリスト｜今日から導入できる10項目

　

　

3タスクが1回でも回ったら、次は「続け方」を決めると一気にラクになります。

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FAQ（よくある質問）

　

事務職は生成AIを何から始めるべき？

最初は「議事録要約／メール（依頼・お礼・確認）／社内周知」の3タスクだけでOKです。まずは10分で回せる共通手順（匿名化→型出力→チェック）に乗せると、迷いなく続きます。

議事録をAIで作るときの注意点は？

原文は貼らず、匿名化した要点箇条書きを入力にします。出力は「決定事項／ToDo（担当・期限）／確認事項」の枠で固定し、入力にない事実を足さない・推測で断定しない、を守ると事故が減ります。

社内メールはAIで作っていい？

多くの場合は「下書きまで」に限定すれば使えます。固有名詞を入れない（役割名に置換）、数字は丸める、出力はそのまま送らず最終確認は自分、の3点を前提にすると安心です。

社内周知文のテンプレは？

「結論→影響→対応→問い合わせ先」の順に固定すると、誤解が減って問い合わせの往復も減ります。件名は「【周知】◯◯について（開始：◯/◯）」のように、開始日（または期限）を先に見せるのがおすすめです。

個人情報はどこまで伏せる？

迷ったら入れないが基本です。氏名・住所・連絡先・社員番号などは入力しません。必要なときは「担当者／上長／関連部署」などの役割名に置換し、特定できる情報は削ります。

出力の誤りはどう防ぐ？

送信前に「事実ズレ（日時・担当・数字・ルール）」「禁止情報混入」「断定しすぎ」を必ず確認します。未確定は消さずに“確認事項”として残すと、AIの“それっぽい断定”事故を避けられます。

無料ツールでもできる？（断定しない）

条件つきで可能なケースはありますが、会社のルール（利用サービスの指定／入力禁止／利用範囲）次第です。無料・有料よりも「社内で使っていい環境か」「入力NGを守れる運用か」を先に確認し、迷う場合は社内の指定ツールや承認フローに合わせるのが安全です。

　

まとめ｜最初は「3タスク」だけで十分

　

　

生成AIを仕事で使うとき、最初にやりがちなのは「いろいろ試して疲れる」ことです。

　

ITが得意じゃないほど、覚えることが増えると不安も増えて、結局続かなくなりますよね。

　

だから結論はシンプルで、最初は3タスクだけで十分です。

　

なぜなら、事務職の文章タスクで“まず効く”のは、議事録・メール・社内周知の3つにほぼ集約されるからです。

　

　

この3タスクを、同じ「10分の共通手順（匿名化→型出力→チェック）」で回せば、プロンプトを頑張らなくても成果が出ます。

　

しかも安全運用（匿名化・数値丸め・原文を貼らない）を先に決めているので、怖さが減って継続しやすい。

　

次にやること（迷わない順）

1. まずは「議事録要約」か「社内メール」どちらか1つだけ回す
2. うまくいったら、同じ型で残り2タスクにも横展開する
3. 使えたテンプレ／プロンプトは“コピペ資産”として保存する

　

今日の“はじめの一手”（どれか1つでOK）

• 直近の会議メモを「匿名化箇条書き」にして、議事録要約プロンプトを1回回す
• 次に送るメールを「依頼／お礼／確認」に分類して、テンプレに当てはめる
• 次の周知を「結論（1行）」だけ先に書いて、テンプレに沿って埋める

できることを増やすより、まず“同じ型で回る仕事”を3つ作るほうが、いちばん早くラクになります。